Copilot in Excel nutzen: Anleitung und 10 Prompt-Beispiele
Kurz zusammengefasst: Copilot in Excel setzt eine lizenzierte Erweiterung von Microsoft 365 voraus, und die Datei muss mit aktivem AutoSpeichern in OneDrive oder SharePoint liegen. Sind die Daten als formatierte Tabelle mit Kopfzeile angelegt, erzeugt Copilot Formeln für neue Spalten, schlägt Auswertungen und PivotTables vor, legt Diagramme an und hebt Zeilen hervor, sortiert oder filtert sie. Jedes Ergebnis bleibt ein Vorschlag und muss geprüft werden.
In fast jeder Abteilung liegt eine Excel-Datei, die zu wichtig ist, um sie zu ignorieren, und zu unübersichtlich, um sie schnell zu verstehen: eine Kostenübersicht mit tausenden Zeilen oder eine Auswertung, die jemand vor drei Jahren gebaut hat. Wer damit arbeitet, verbringt die erste Zeit mit Suchen statt mit Analyse. Welche Spalte bedeutet was, wo stecken die Ausreißer, welche Formel liefert diese Summe?
Genau dort setzt Copilot in Excel an. Er ersetzt kein Excel-Wissen, verkürzt aber den Weg von der Frage zur ersten Antwort. Wichtig ist, die Voraussetzungen zu kennen und zu wissen, wo die klassische Funktion besser passt. Die Prompt-Grundlagen finden Sie in unserer Sammlung mit 20 Copilot-Prompt-Vorlagen für den Arbeitsalltag.
Voraussetzungen: Was Copilot in Excel braucht
Die meisten Fehlversuche scheitern nicht am Prompt, sondern an der Umgebung. Vier Punkte müssen stimmen.
1. Lizenz. Copilot in Excel ist in den gewöhnlichen Microsoft-365-Plänen nicht enthalten. Microsoft nennt als Voraussetzung ein kommerzielles Microsoft 365 Copilot-Abonnement, das pro Nutzer zusätzlich lizenziert wird. Ein Teil der Funktionen steht laut Microsoft auch Plänen zur Verfügung, die für Copilot Chat berechtigt sind. Klären Sie das vor dem ersten Test.
2. Speicherort und AutoSpeichern. Copilot in Excel arbeitet mit Dateien im Format XLSX, XLSB oder XLSM, die in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind und bei denen AutoSpeichern eingeschaltet ist. Eine Datei auf dem lokalen Laufwerk oder auf einem Dateiserver reicht nicht.
3. Datenformat. Copilot erwartet eine erkennbare Struktur. Am zuverlässigsten funktioniert eine formatierte Tabelle: eine einzelne Kopfzeile mit sprechenden Spaltennamen, darunter Zeile für Zeile die Daten, ohne verbundene Zellen, Leerzeilen oder Zwischensummen im Datenbereich. Markieren Sie Ihre Daten und wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Als Tabelle formatieren, oder drücken Sie Strg + T.
4. Berechnungsmodus. Änderungen führt Copilot nur aus, wenn die Berechnung auf Automatisch steht. Die Einstellung liegt auf der Registerkarte Formeln unter Berechnungsoptionen. In großen Modellen ist sie oft manuell gesetzt, dann bleibt Copilot beim Bearbeiten stumm.
Wo Copilot in Excel sitzt und wie der Bereich funktioniert
Microsoft hat die Position der Schaltfläche mehrfach verändert. In aktuellen Versionen finden Sie das Copilot-Symbol direkt im Excel-Fenster, in vielen Builds unten rechts. In manchen Versionen liegt zusätzlich eine Copilot-Schaltfläche rechts auf der Registerkarte Start. Sehen Sie beides nicht, prüfen Sie Lizenz, Version und Speicherort.
So starten Sie:
- Öffnen Sie die Arbeitsmappe aus OneDrive oder SharePoint und prüfen Sie, dass AutoSpeichern aktiv ist.
- Klicken Sie in eine Zelle innerhalb Ihrer Daten. Copilot bezieht sich auf den Bereich, in dem der Cursor steht.
- Klicken Sie auf das Copilot-Symbol. Rechts öffnet sich ein Bereich mit Eingabefeld und Vorschlägen.
- Formulieren Sie Ihre Anfrage. Nennen Sie Spalten mit dem Namen aus der Kopfzeile, nicht mit dem Buchstaben.
- Prüfen Sie den Vorschlag und übernehmen Sie ihn erst danach. Bei Formeln zeigt Copilot die Formel, bevor die Spalte entsteht.
- Passt etwas nicht, schreiben Sie eine Folgeanweisung statt eines neuen Prompts. Copilot behält den Kontext.
Formeln und Analysen: 10 Prompt-Beispiele für Copilot in Excel
Ein Muster zieht sich durch alle folgenden Prompts: Nennen Sie das Ziel, die Spalten und das gewünschte Format. Passen Sie nur die Spaltennamen an.
Formeln erzeugen und erklären lassen
Der häufigste Einstieg ist eine neue Spalte. Formulieren Sie die Rechnung in normaler Sprache, Copilot zeigt die Formel.
Füge eine neue Spalte mit dem Namen “Marge in Prozent” hinzu und berechne darin für jede Zeile die Marge aus den Spalten Umsatz und Einkaufspreis. Runde auf eine Dezimalstelle und formatiere die Spalte als Prozentwert.
Genauso nützlich ist die umgekehrte Richtung, wenn Sie eine geerbte Datei verstehen müssen:
Erkläre in einfachen Worten, was die Formel in Zelle H2 berechnet, und nenne die Fehler, die auftreten können, wenn die Spalte Lieferdatum leere Zellen enthält.
Daten analysieren und PivotTables vorschlagen lassen
Für den Überblick über eine unbekannte Tabelle ist Copilot besonders stark. Er fasst zusammen, benennt Trends und markiert auffällige Werte.
Analysiere die Tabelle und gib mir die fünf wichtigsten Erkenntnisse als Aufzählung. Nenne für jede Erkenntnis die Spalten, auf denen sie beruht.
Finde in der Spalte Bearbeitungsdauer die Werte, die deutlich vom Durchschnitt abweichen, und zeige sie mit der zugehörigen Vorgangsnummer in einer Tabelle.
Erstelle eine PivotTable, die den Umsatz je Region und Quartal zeigt, mit den Regionen in den Zeilen und den Quartalen in den Spalten.
PivotTables legt Copilot in der Regel auf einem neuen Tabellenblatt an, als Startpunkt zum Anpassen. Wer PivotTables noch nie von Hand gebaut hat, erkennt einen falschen Vorschlag nicht. Die Grundlagen stehen in unserem Einsteiger-Guide zu Excel Pivot-Tabellen.
Diagramme erzeugen
Erstelle ein Liniendiagramm, das die monatliche Summe der Spalte Kosten über das ganze Jahr zeigt, und gib dem Diagramm den Titel “Kostenverlauf”.
Je klarer Sie Diagrammtyp und Achsen benennen, desto weniger müssen Sie nachbessern. Passt das Ergebnis nicht, hilft eine Folgeanweisung wie “Zeige die Werte gestapelt nach Kostenart” mehr als ein neuer Versuch.
Sortieren, filtern und hervorheben per Sprache
Das spart Zeit, weil Sie sich nicht durch Menüs klicken.
Hebe alle Zeilen hervor, in denen der Wert in der Spalte Restbudget kleiner als 5000 ist.
Filtere die Tabelle auf die Abteilung Einkauf und sortiere das Ergebnis absteigend nach der Spalte Bestellwert.
Daten bereinigen
Vor jeder Auswertung steht das Aufräumen. Lassen Sie sich die Treffer zuerst zeigen.
Prüfe die Spalte Kundenname auf doppelte Einträge und überflüssige Leerzeichen und zeige mir die betroffenen Zeilen, bevor du etwas änderst.
Erweiterte Analyse mit Python
Für Fragen jenseits der Standardfunktionen gibt es einen Modus für die erweiterte Analyse. Copilot schreibt dabei Python-Code, legt ein neues Blatt an und führt die Analyse dort aus. Voraussetzung ist, dass Python in Excel und Microsoft 365 Copilot für Ihren Tenant und Ihre Excel-Version verfügbar sind. Sie erreichen den Modus über den Vorschlag nach einer normalen Antwort oder fordern ihn direkt an.
Wechsle in den Modus für die erweiterte Analyse und untersuche, welche Spalten am stärksten mit der Spalte Kündigungsquote zusammenhängen. Erkläre das Ergebnis in zwei Sätzen.
Der erzeugte Code ist sichtbar. Wer Statistik nicht einordnen kann, übernimmt hier allerdings schnell einen Zusammenhang, der keiner ist.
Wann Copilot passt und wann die klassische Excel-Funktion
Die Faustregel: Für einmalige Fragen an unbekannte Daten ist Copilot schneller. Für alles, was reproduzierbar sein muss, bleibt die klassische Funktion die bessere Wahl.
| Aufgabe | Geeignet für Copilot? | Besser klassisch |
|---|---|---|
| Formel für eine neue Spalte | Ja, mit Erklärung prüfen | Komplexe Verschachtelungen selbst schreiben |
| Erste Auswertung fremder Daten | Ja, ideal | Sensible Zahlen manuell nachrechnen |
| PivotTable als Startpunkt anlegen | Ja | Feinschliff über die PivotTable-Feldliste |
| Diagramm erzeugen | Ja | Formatierung und Achsen von Hand |
| Zeilen hervorheben, filtern, sortieren | Ja | Bedingte Formatierung mit eigenen Regeln |
| Duplikate und Leerzeichen finden | Ja, Treffer zuerst anzeigen lassen | Duplikate entfernen, Text in Spalten, GLÄTTEN |
| Feste Kennzahlen im Berichtswesen | Nein | Eigene Formeln, dokumentiert und geprüft |
| Wiederkehrende Abläufe automatisieren | Nein | Power Query, Makros, Power Automate |
| Daten aus verknüpften Arbeitsmappen | Eingeschränkt | Verknüpfungen und Power Query |
Grenzen, Datenschutz und Tenant-Grenzen
Die wichtigste Grenze steht in der Microsoft-Dokumentation selbst: Copilot erzeugt Vorschläge mit KI und kann dabei Fehler machen oder ungenaue Ergebnisse liefern. Microsoft empfiehlt ausdrücklich, Ergebnisse vor der Verwendung zu prüfen und Copilot nicht als Grundlage für Entscheidungen in sensiblen Bereichen wie Finanzen, Recht oder Medizin zu nutzen. Copilot rechnet also nicht “sicher”, sondern schlägt eine Rechnung vor.
Dazu kommen praktische Grenzen. Sehr große Tabellen werden träge oder liefern nur teilweise Antworten. Unsaubere Daten führen zu unsauberen Ergebnissen: verbundene Zellen, Zahlen als Text, mehrere Kopfzeilen oder Zwischensummen bringen jede Analyse durcheinander. Standardmäßig arbeitet Copilot mit den Daten Ihrer Arbeitsmappe, Werte aus anderen Quellen kennt er nur bei bestehender Datenverbindung. Neuere Versionen können zusätzlich Daten aus dem Web einbeziehen, das ist aber nicht in jedem Tenant aktiv. VBA-Makros schreibt Copilot nicht. Microsoft weist außerdem darauf hin, dass die Modelle überwiegend mit englischsprachigen Quellen trainiert wurden und die Qualität in anderen Sprachen abweichen kann.
Beim Datenschutz gilt: Microsoft 365 Copilot arbeitet innerhalb Ihres Tenants und respektiert bestehende Berechtigungen. Nutzer sehen über Copilot nichts, worauf sie nicht ohnehin Zugriff hätten, und die Inhalte werden nicht zum Training öffentlicher Modelle verwendet. Der kritische Punkt liegt woanders: Copilot macht zu großzügige Freigaben sichtbar. Liegt eine Personalliste in einer breit freigegebenen Bibliothek, fällt das erst auf, wenn jemand danach fragt. Prüfen Sie Berechtigungen vor dem Rollout.
Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
Der Bereich ist nicht als Tabelle formatiert. Bei einer losen Ansammlung von Zellen erkennt Copilot nicht, was Kopfzeile und was Wert ist. Die Antworten klingen dann plausibel und beziehen sich auf falsche Spalten. Vorher Strg + T kostet fünf Sekunden.
Der Prompt ist zu vage. “Analysiere die Daten” liefert eine allgemeine Zusammenfassung. Nennen Sie das Ziel, die Spalten und die gewünschte Form der Antwort. Der Unterschied ist derselbe wie bei allen Copilot-Anwendungen, deshalb lohnt der Blick in die Prompt-Vorlagen, bevor Sie sich über schwache Ergebnisse ärgern.
Spalten werden mit Buchstaben angesprochen. “Rechne Spalte D mal Spalte F” ist unzuverlässig, weil sich Spalten verschieben. Verwenden Sie die Namen aus der Kopfzeile.
Das Ergebnis wird ungeprüft weitergegeben. Der teuerste Fehler. Machen Sie zur Regel: Jede erzeugte Formel wird an mindestens zwei Zeilen von Hand nachgerechnet, bevor sie in einen Bericht wandert.
Alle Änderungen landen in der Originaldatei. Copilot bearbeitet die Arbeitsmappe direkt, AutoSpeichern ist aktiv. Wer experimentiert, arbeitet an einer Kopie.
So führen Sie Copilot in Excel im Team ein
Lizenzen zu verteilen ist kein Rollout. Ohne Anleitung probieren Mitarbeitende zwei Prompts und öffnen den Bereich nie wieder. Vier Schritte haben sich bewährt:
- Pilotgruppe bilden. Fünf bis zehn Personen aus den Bereichen, die täglich mit Tabellen arbeiten, etwa Controlling oder Einkauf. Wichtig ist echte Arbeit an echten Daten.
- Datenqualität vorbereiten. Vor der Lizenzvergabe die zentralen Arbeitsmappen aufräumen: eine Kopfzeile, keine verbundenen Zellen, Zahlen als Zahlen. Das entscheidet über die Akzeptanz mehr als jede Schulung.
- Prompt-Bibliothek aufbauen. Eine gemeinsame Liste bewährter Prompts, gegliedert nach Aufgabe, gepflegt von der Pilotgruppe. Am besten in Microsoft Lists oder auf einer SharePoint-Seite.
- Regeln für vertrauliche Daten festlegen. Halten Sie schriftlich fest, welche Daten ausgewertet werden dürfen und wer Ergebnisse vor der Weitergabe prüft. Das beantwortet die Fragen, die aus dem Betriebsrat ohnehin kommen.
Wie sich das in einen größeren Einführungsplan einordnet, beschreibt unser Leitfaden zur Einführung von Microsoft Copilot.
Für die Schulung gilt: Kurze Lektionen zu einzelnen Aufgaben funktionieren besser als ein langer Termin, weil Mitarbeitende genau dann nachsehen, wenn die Frage auftritt. Die Schritte aus diesem Artikel finden Sie als Video-Lektionen im Kurs Microsoft Copilot auf m365-kurs.de, unter anderem zu Lizenzfragen und zum Formulieren guter Prompts. Wollen Sie parallel die Excel-Grundlagen stärken, finden Sie die passenden Kurse in der Übersicht aller Kurse.
Fazit
Copilot in Excel nimmt Ihnen den Einstieg in unbekannte Daten ab: eine Formel für eine neue Spalte, eine erste Auswertung, ein Diagramm, ein Blick auf die Ausreißer. Voraussetzung sind die passende Lizenz, die Datei mit aktivem AutoSpeichern in OneDrive oder SharePoint und Daten als Tabelle mit klarer Kopfzeile.
Was Copilot nicht abnimmt, ist die Verantwortung für das Ergebnis. Jede Formel bleibt ein Vorschlag, jede Analyse ein Startpunkt. Teams, die das von Anfang an so behandeln und eine gemeinsame Prompt-Sammlung pflegen, holen deutlich mehr heraus als Teams, die nur Lizenzen verteilen. Und wer die klassischen Excel-Funktionen beherrscht, erkennt einen falschen Vorschlag sofort.
