SVERWEIS und XVERWEIS in Excel: Anleitung mit Beispielen
Kurz zusammengefasst: SVERWEIS und XVERWEIS holen einen Wert aus einer anderen Tabelle, indem sie nach einem eindeutigen Merkmal wie einer Artikel- oder Personalnummer suchen. Der SVERWEIS braucht die Suchspalte links und einen Spaltenindex als Zahl, der XVERWEIS bekommt Suchspalte und Rückgabespalte getrennt und sucht auch nach links. XVERWEIS gibt es ab Excel für Microsoft 365, Excel 2021 und Excel 2024, in Excel 2016 und 2019 bleibt der SVERWEIS die Wahl.
Eine Aufgabe wird in fast jedem Unternehmen jede Woche von Hand erledigt: Eine Liste liegt vor, und zu jeder Zeile fehlt eine Information aus einer zweiten Liste. Der Einkauf hat Artikelnummern, die Preise stehen in der Preisliste. Die Personalabteilung hat Personalnummern, die Abteilungen stehen im Stammdatenblatt.
Wer das mit zwei Fenstern und der Zwischenablage löst, verbringt damit Stunden und baut Fehler ein, die später niemand mehr findet. Genau dafür gibt es Nachschlagefunktionen. In diesem Artikel sehen Sie, wie SVERWEIS und XVERWEIS aufgebaut sind, wie eine fertige Formel aussieht, welche Fehler typischerweise auftreten und wie Sie beides so anlegen, dass Kolleginnen und Kollegen die Datei später verstehen.
Wofür Nachschlagefunktionen im Büroalltag gebraucht werden
Eine Nachschlagefunktion beantwortet immer dieselbe Frage: “Ich habe ein Merkmal, welcher Wert gehört dazu?” Das Merkmal muss eindeutig sein, also pro Zeile nur einmal vorkommen. Artikelnummern, Personalnummern, Kundennummern und Kostenstellen erfüllen das. Personennamen oder Produktbezeichnungen oft nicht, weil sie doppelt auftreten oder unterschiedlich geschrieben werden.
Der Ablauf ist dabei immer gleich: Excel nimmt Ihren Suchwert, sucht ihn in einer Spalte, springt in der gefundenen Zeile in eine andere Spalte und gibt den Wert von dort zurück.
SVERWEIS: die vier Argumente erklärt
Der SVERWEIS sucht senkrecht, also von oben nach unten in einer Spalte. Die Syntax lautet:
=SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;[Bereich_Verweis])
| Argument | Pflicht | Was Sie eintragen | Worauf Sie achten müssen |
|---|---|---|---|
| Suchkriterium | ja | Ein Zellbezug wie F2 oder ein fester Wert wie 10046 beziehungsweise "Toner" | Text gehört in Anführungszeichen, Zellbezüge nicht |
| Matrix | ja | Der Bereich, in dem gesucht wird, zum Beispiel A2:C50 | Die Suchspalte muss die erste Spalte dieses Bereichs sein |
| Spaltenindex | ja | Die Nummer der Spalte im Bereich, deren Wert zurückkommen soll | Gezählt wird ab der ersten Spalte der Matrix, nicht ab Spalte A des Blatts |
| Bereich_Verweis | nein | FALSCH oder 0 für exakte Suche, WAHR oder 1 für ungefähre Suche | Ohne Angabe gilt WAHR, und das ist fast immer falsch |
Das vierte Argument ist die häufigste Fehlerquelle. Mit FALSCH sucht Excel genau den angegebenen Wert und meldet #NV, wenn er fehlt. Mit WAHR nimmt Excel den nächstkleineren Wert und setzt voraus, dass die erste Spalte aufsteigend sortiert ist. Ist sie das nicht, kommt kein Fehler, sondern ein falsches Ergebnis, und das merkt niemand.
Die ungefähre Suche hat einen sinnvollen Einsatzbereich: Staffelungen wie Rabattstufen oder Bewertungsskalen. Für den Abgleich von Nummern gegen Stammdaten gehört immer FALSCH in die Formel.
SVERWEIS Schritt für Schritt: ein durchgerechnetes Beispiel
Angenommen, auf einem Tabellenblatt liegt eine kleine Preisliste. In Zeile 1 stehen die Überschriften, ab Zeile 2 die Daten:
| Zeile | Spalte A: Artikelnummer | Spalte B: Bezeichnung | Spalte C: Preis in Euro |
|---|---|---|---|
| 1 | Artikelnummer | Bezeichnung | Preis in Euro |
| 2 | 10045 | Druckerpapier A4 | 4,20 |
| 3 | 10046 | Toner schwarz | 68,90 |
| 4 | 10047 | Ordner breit | 2,35 |
| 5 | 10048 | Locher Metall | 12,50 |
In Zelle F2 geben Sie eine Artikelnummer ein, in G2 soll der Preis erscheinen. So gehen Sie vor:
- Klicken Sie in Zelle
G2und tippen Sie=SVERWEIS(. - Klicken Sie auf Zelle
F2, in der die gesuchte Artikelnummer steht. Setzen Sie ein Semikolon. - Markieren Sie mit der Maus den Bereich
A2:C5. Drücken Sie F4, damit daraus$A$2:$C$5wird. Setzen Sie ein Semikolon. - Tippen Sie
3, denn der Preis steht in der dritten Spalte des markierten Bereichs. Setzen Sie ein Semikolon. - Tippen Sie
FALSCH, schließen Sie die Klammer und drücken Sie Enter.
Die fertige Formel lautet:
=SVERWEIS(F2;$A$2:$C$5;3;FALSCH)
Steht in F2 die Nummer 10046, zeigt G2 den Wert 68,90. Wollen Sie stattdessen die Bezeichnung sehen, ändern Sie nur den Spaltenindex von 3 auf 2.
Schritt 3 überspringen viele. Die Dollarzeichen machen den Bereich absolut. Ohne sie verschiebt sich die Matrix mit, sobald Sie die Formel nach unten ziehen, und die unteren Zeilen finden ihre Werte nicht mehr. Wie absolute und relative Bezüge zusammenspielen, spielt auch in unserem Überblick zu den wichtigsten Excel- und Word-Funktionen für die Verwaltung eine Rolle.
XVERWEIS: die moderne Nachschlagefunktion
Der XVERWEIS löst die beiden größten Schwächen des SVERWEIS. Er trennt die Suchspalte von der Rückgabespalte, deshalb entfällt der Spaltenindex und die Suchspalte muss nicht links stehen. Die Syntax lautet:
=XVERWEIS(Suchkriterium;Suchmatrix;Rückgabematrix;[wenn_nicht_gefunden];[Vergleichsmodus];[Suchmodus])
| Argument | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| Suchkriterium | ja | Der Wert, den Sie suchen |
| Suchmatrix | ja | Die Spalte oder Zeile, in der gesucht wird, zum Beispiel A2:A5 |
| Rückgabematrix | ja | Die Spalte oder Zeile, aus der der Wert kommt, zum Beispiel C2:C5 |
| wenn_nicht_gefunden | nein | Text oder Wert, der bei keinem Treffer erscheint. Ohne Angabe kommt #NV |
| Vergleichsmodus | nein | 0 exakt (Standard), -1 exakt oder nächstkleineres, 1 exakt oder nächstgrößeres, 2 mit Platzhaltern |
| Suchmodus | nein | 1 von oben (Standard), -1 von unten, 2 und -2 Binärsuche in sortierten Daten |
Für dieselbe Preisliste lautet die Formel:
=XVERWEIS(F2;$A$2:$A$5;$C$2:$C$5;"Artikel unbekannt";0)
Zwei Dinge fallen auf. Erstens steht nirgends eine Spaltennummer, Sie zeigen Excel die Rückgabespalte. Zweitens ist die Fehlerbehandlung eingebaut: Statt #NV erscheint “Artikel unbekannt”.
Der Vorteil zeigt sich, wenn die Suchrichtung umgekehrt ist: Sie haben eine Bezeichnung und suchen die Artikelnummer, die links davon steht. Der SVERWEIS kann das nicht, der XVERWEIS schon:
=XVERWEIS(F2;$B$2:$B$5;$A$2:$A$5;"nicht gefunden";0)
Brauchen Sie mehrere Werte gleichzeitig, geben Sie einen breiteren Rückgabebereich an. Diese Formel liefert Bezeichnung und Preis in zwei Zellen:
=XVERWEIS(F2;$A$2:$A$5;$B$2:$C$5;"nicht gefunden";0)
SVERWEIS, XVERWEIS oder INDEX und VERGLEICH
Es gibt eine dritte Variante, die lange als Profi-Lösung galt: die Kombination aus INDEX und VERGLEICH. Sie kann fast alles, was der XVERWEIS kann, ist aber schwerer zu lesen. Dieselbe Preisabfrage sieht so aus:
=INDEX($C$2:$C$5;VERGLEICH(F2;$A$2:$A$5;0))
| Kriterium | SVERWEIS | XVERWEIS | INDEX und VERGLEICH |
|---|---|---|---|
| Verfügbar in | allen Excel-Versionen | Microsoft 365, Excel 2021, Excel 2024 | allen Excel-Versionen |
| Sucht nach links | nein | ja | ja |
| Spaltenindex nötig | ja | nein | nein |
| Robust gegen eingefügte Spalten | nein | ja | ja |
| Fehlerwert selbst festlegen | nur mit WENNFEHLER | ja, viertes Argument | nur mit WENNFEHLER |
| Mehrere Spalten auf einmal | nein | ja | nein |
| Lesbarkeit für Kollegen | mittel | hoch | niedrig |
Die Empfehlung ist damit klar. Läuft im Unternehmen überall Microsoft 365, nutzen Sie den XVERWEIS. Sind noch ältere Versionen im Einsatz, bleiben Sie beim SVERWEIS, weil eine Datei mit XVERWEIS dort den Fehler #NAME? zeigt. Prüfen Sie den Versionsstand einmal zentral, bevor Sie neue Vorlagen ausrollen. INDEX und VERGLEICH brauchen Sie nur, wenn Sie in einer alten Version nach links suchen müssen. Wichtig bei geteilten Dateien in Microsoft 365: Alle Beteiligten sollten mit derselben Excel-Generation arbeiten, denn sobald jemand die Datei in Excel 2019 öffnet, rechnet eine XVERWEIS-Formel dort nicht mehr.
Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
Die Probleme mit Nachschlagefunktionen sind immer die gleichen fünf. Wer sie kennt, löst fast jeden Fall in Minuten.
#NV: der Wert wurde nicht gefunden. Das ist keine kaputte Formel, sondern eine Aussage. Prüfen Sie zuerst, ob der Suchwert wirklich in der Suchspalte steht. Wenn ja, liegt es meist am Format. Soll der Fehler nicht störend aussehen, fangen Sie ihn ab: =WENNFEHLER(SVERWEIS(F2;$A$2:$C$5;3;FALSCH);"Artikel unbekannt"). Präziser ist WENNNV, weil es nur #NV abfängt und echte Formelfehler sichtbar lässt.
Falscher Spaltenindex nach eingefügten Spalten. Der SVERWEIS zählt Spalten als Zahl. Fügt jemand zwischen Bezeichnung und Preis eine Spalte für die Mehrwertsteuer ein, zeigt Ihre Formel plötzlich den Steuersatz, und zwar ohne Fehlermeldung. Der XVERWEIS ist dagegen immun, weil er auf die Spalte selbst verweist.
Fehlende absolute Bezüge. Ziehen Sie eine Formel nach unten, wandern relative Bereiche mit. Aus A2:C5 wird in der nächsten Zeile A3:C6. Setzen Sie die Matrix mit F4 auf $A$2:$C$5 oder arbeiten Sie mit einer benannten formatierten Tabelle.
Zahl als Text gespeichert. Steht die Artikelnummer in einer Liste als Zahl und in der anderen als Text, findet Excel keine Übereinstimmung, obwohl beides gleich aussieht. Erkennbar an der Ausrichtung: Zahlen stehen rechts, Text links in der Zelle. Über Daten und Text in Spalten wandeln Sie Textzahlen in echte Zahlen um, alternativ hilft die Funktion WERT.
Unsichtbare Leerzeichen. Exporte aus Fachverfahren oder ERP-Systemen liefern häufig Werte mit einem Leerzeichen am Ende. Für Excel ist “10046 ” nicht dasselbe wie “10046”. Die Funktion GLÄTTEN entfernt überflüssige Leerzeichen, etwa als =SVERWEIS(GLÄTTEN(F2);$A$2:$C$5;3;FALSCH). Sauberer ist es, die Daten beim Import zu bereinigen.
Praxis im Unternehmen: Einsatzfelder und Standards im Team
Nachschlagefunktionen lohnen sich überall, wo zwei Datenquellen zusammengeführt werden müssen. Drei Situationen kommen besonders oft vor.
Stammdaten abgleichen. Eine Liste aus dem Fachverfahren enthält Personalnummern, eine zweite die Abteilungen und Kostenstellen. Mit einer Formel je Spalte ergänzen Sie die fehlenden Angaben für hunderte Zeilen in einem Schritt. Wichtig ist nur, dass die Personalnummer in beiden Listen identisch formatiert ist.
Rechnungen prüfen. Sie holen den Vertragspreis per XVERWEIS in die Rechnungsliste und lassen die Differenz zum berechneten Preis ermitteln. Alles, was nicht null ist, geht in die Prüfung.
Kostenstellen zuordnen. Buchungsexporte enthalten oft nur Nummern. Eine Nachschlagefunktion ergänzt die Klartextbezeichnung, erst dann lässt sich sinnvoll auswerten. Genau dort setzt die Weiterverarbeitung mit Pivot-Tabellen an, wie unser Einsteiger-Guide zu Pivot-Tabellen und das Beispiel zur Auswertung von Haushaltsplänen in der Kämmerei zeigen.
Der Zeitgewinn ist der offensichtliche Vorteil. Der wichtigere ist die Nachvollziehbarkeit: Eine Formel lässt sich prüfen, ein per Hand kopierter Wert nicht. Damit das im Team auch nach Monaten trägt, helfen vier Vereinbarungen:
- Stammdaten leben an einer Stelle. Legen Sie Preislisten und Kostenstellenübersichten in einer Datei auf SharePoint ab, aus der alle anderen Dateien ihre Werte ziehen. Keine Kopien in persönlichen Ordnern.
- Formatierte Tabellen mit Namen verwenden.
=XVERWEIS(F2;Preisliste[Artikelnummer];Preisliste[Preis];"unbekannt";0)versteht auch jemand, der die Datei nie gesehen hat.$A$2:$C$5versteht niemand. - Formeln dokumentieren. Ein Tabellenblatt “Hinweise” mit zwei Sätzen zu jeder Formel und der Datenquelle spart später viele Rückfragen.
- Eine Funktion pro Haus festlegen. Nutzt ein Teil des Teams SVERWEIS und der andere XVERWEIS, wird jede Übergabe zur Suchaufgabe. Entscheiden Sie sich anhand der Excel-Version für eine Variante und halten Sie sie in Ihren Vorlagen durch.
Genau deshalb zahlt sich eine kurze, einheitliche Einarbeitung aus. Die Schritte aus diesem Artikel sind als Video-Lektion im Kurs Excel: Profi-Analyse & Automatisierung auf m365-kurs.de verfügbar, gemeinsam mit den Lektionen zu strukturierten Verweisen und dynamischen Funktionen. In der Kursübersicht finden Sie alle Kurse zu Microsoft 365.
Fazit
SVERWEIS und XVERWEIS lösen dieselbe Aufgabe auf unterschiedlichem Komfortniveau. Der SVERWEIS braucht die Suchspalte links, einen Spaltenindex als Zahl und zwingend das Argument FALSCH, dafür läuft er in jeder Excel-Version. Der XVERWEIS ist klarer aufgebaut, sucht in beide Richtungen, bringt seine Fehlermeldung mit und übersteht eingefügte Spalten unbeschadet, setzt aber Excel für Microsoft 365, Excel 2021 oder Excel 2024 voraus.
Beginnen Sie mit einem echten Fall aus Ihrer Abteilung: eine Liste, in der eine Spalte fehlt. Legen Sie die Quelldaten als formatierte Tabelle mit Namen an, schreiben Sie eine Formel mit absoluten Bezügen und ziehen Sie sie nach unten. Das ersetzt dauerhaft eine Aufgabe, die vorher jede Woche Handarbeit war.
