Teams Telefonie im Arbeitsalltag: Anrufen und Weiterleiten

Kurz zusammengefasst: Mit Teams Telefonie führen Sie normale Telefonate über Microsoft Teams, mit einer echten Rufnummer und ohne separates Telefon. Sie brauchen dafür eine Teams-Phone-Lizenz und eine Anbindung an das Telefonnetz, die Ihre IT einrichtet. Im Alltag geht es dann nur noch um vier Handgriffe: anrufen, halten, weiterleiten und die Voicemail sauber einrichten.

Die Umstellung merken Mitarbeitende meist an einem Detail: Auf dem Schreibtisch steht kein Telefon mehr, dafür klingelt der Laptop. Und beim ersten Anruf, der eigentlich in die Buchhaltung gehört, wird es hektisch. Wo war die Weiterleitung? Kann ich vorher kurz fragen?

Genau hier kostet die Einführung Zeit und produziert Fehler. Anrufer landen in Voicemail-Boxen, die niemand abhört. Kolleginnen werden kalt weiterverbunden und müssen ihr Anliegen zweimal erklären. Dieser Artikel zeigt die Anwenderseite: welche Funktion wo sitzt und welche Einstellungen Sie einmal setzen sollten, damit der Rest von allein läuft.

Was Teams Telefonie ist und was Sie dafür brauchen

Teams Telefonie, bei Microsoft heißt das Produkt Teams Phone, verbindet Microsoft Teams mit dem öffentlichen Telefonnetz. Sie telefonieren damit nicht nur mit Kollegen im eigenen Unternehmen, sondern mit jeder Rufnummer weltweit. Ihr Konto bekommt eine Durchwahl, Anrufe kommen in Teams an, und Sie nehmen sie am Laptop, am Smartphone oder an einem zertifizierten Tischtelefon an.

Damit das funktioniert, braucht Ihr Benutzerkonto zwei Bausteine. Erstens eine Teams-Phone-Lizenz, die die Telefoniefunktionen überhaupt freischaltet. Zweitens eine Anbindung an das Telefonnetz, im Microsoft-Sprachgebrauch PSTN-Konnektivität. Für diese Anbindung gibt es mehrere Wege, und welcher bei Ihnen gilt, entscheidet die IT gemeinsam mit dem Telefonieanbieter.

Für Sie als Anwender ändert die Wahl der Anbindung fast nichts, die Bedienung in Teams ist in allen Varianten gleich. Relevant wird der Unterschied nur bei Sonderfällen, etwa wenn Faxnummern oder alte Analoggeräte weiterlaufen müssen. Details und Verfügbarkeit im eigenen Land prüfen Sie am besten in der aktuellen Microsoft-Dokumentation.

Anrufe tätigen: fünf Wege, die Sie kennen sollten

Sie erkennen Teams Telefonie daran, dass in der App-Leiste links der Eintrag “Anrufe” auftaucht und dort eine Wähltastatur sichtbar ist. Fehlt die Tastatur, ist bei Ihnen die Lizenz oder die Netzanbindung noch nicht aktiv.

1. Über die Wähltastatur. Klicken Sie links in der App-Leiste auf “Anrufe”. Geben Sie die Rufnummer im Feld über der Tastatur ein und bestätigen Sie mit “Anrufen”. Externe Nummern geben Sie am besten immer international ein, also mit +49 statt mit einer führenden Null.
2. Aus einem Chat heraus. Öffnen Sie den Chat mit der Person und klicken Sie oben rechts auf das Telefonsymbol. Wenn die Person mehrere Nummern hat, wählen Sie über den kleinen Pfeil daneben aus, ob Sie die Arbeitsnummer oder die Mobilnummer anrufen.
3. Über die Suche. Tippen Sie den Namen in das Suchfeld oben, öffnen Sie die Visitenkarte der Person und starten Sie den Anruf direkt von dort. Das ist der schnellste Weg, wenn Sie die Nummer nicht kennen.
4. Aus Outlook heraus. Fahren Sie in einer E-Mail über den Namen des Absenders. In der Kontaktkarte erscheint ein Symbol für den Teams-Anruf. So rufen Sie direkt aus dem Vorgang heraus zurück, ohne die Nummer zu suchen.
5. Vom Smartphone. Melden Sie sich in der Teams-App mit dem Dienstkonto an und wählen Sie unten “Anrufe”. Anrufe, die Sie hier starten, laufen über Ihre geschäftliche Rufnummer. Ihre private Mobilnummer sehen Angerufene nicht.

Zusätzlich funktionieren zertifizierte Tischtelefone und Headsets. Wichtig ist nur, dass in Teams das richtige Gerät ausgewählt ist. Sie prüfen das über “Einstellungen und mehr” mit den drei Punkten neben Ihrem Profilbild, dann “Einstellungen” und “Geräte”, und testen es mit dem Probeanruf.

Während des Anrufs: halten, rückfragen, weiterleiten

Die meisten Unsicherheiten entstehen mitten im Gespräch. Die Anrufsteuerung sitzt am oberen Rand des Anruffensters, weitere Funktionen liegen hinter den drei Punkten für weitere Aktionen:

1. Stummschalten. Über das Mikrofonsymbol. Der Anrufer hört Sie dann nicht mehr, Sie hören ihn aber weiter. Für kurze Zurufe im Büro reicht das.
2. Halten. Über die weiteren Aktionen und “Halten”. Der Anrufer hört Wartemusik oder Stille und hört Sie definitiv nicht. Nutzen Sie das, wenn Sie etwas nachsehen oder mit jemandem sprechen müssen.
3. Rückfrage stellen. Wählen Sie die weiteren Aktionen, dann “Rückfrage, dann übergeben” und geben Sie den Namen des Kollegen ein. Teams setzt den Anrufer auf Halten und verbindet Sie zuerst mit dem Kollegen. Erst wenn dieser übernehmen will, schließen Sie die Übergabe ab.
4. Direkt weiterleiten. Über die weiteren Aktionen und “Weiterleiten”. Der Anruf geht sofort an das gewählte Ziel, ohne Ankündigung. Das ist schnell, aber unpersönlich, weil der Kollege völlig unvorbereitet ins Gespräch geht.
5. Konferenz aufbauen. Klicken Sie im Anruffenster auf “Personen” und dann auf “Personen hinzufügen”. Sie können auch eine externe Rufnummer eintippen. Alle Beteiligten hören sich gegenseitig, aus dem Zweiergespräch wird eine Telefonkonferenz.
6. Anruf auf ein anderes Gerät holen. Sind Sie parallel am Smartphone angemeldet, zeigt Teams dort das laufende Gespräch an und bietet an, es zu übernehmen. So wechseln Sie vom Laptop aufs Handy, ohne aufzulegen.

Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Teams-Version leicht. Die Logik bleibt aber immer die gleiche: direkte Übergabe ohne Ankündigung oder Übergabe nach Rückfrage.

Anrufeinstellungen einmal richtig setzen

Alle Einstellungen finden Sie über “Einstellungen und mehr” mit den drei Punkten, dann “Einstellungen” und “Anrufe”. Nehmen Sie sich diese Seite einmal für zehn Minuten vor, danach müssen Sie kaum noch etwas anfassen.

Voicemail. Unter “Voicemail verwalten” nehmen Sie eine eigene Begrüßung auf oder tippen einen Text ein, den Teams vorliest. Sprechen Sie im Text an, wann Sie zurückrufen und wen Anrufer in Ihrer Abwesenheit erreichen. Zu Nachrichten zeigt Teams in der Regel eine Transkription an, sodass Sie im Großraumbüro auch ohne Kopfhörer sehen, worum es ging. Die Nachrichten selbst liegen unter “Anrufe” im Bereich “Voicemail”.

Anrufweiterleitung. Im Bereich “Anrufbearbeitung und Weiterleitung” schalten Sie um von “Anrufe klingeln bei mir” auf “Anrufe weiterleiten”. Als Ziel wählen Sie die Voicemail, eine Person oder eine externe Nummer. Wichtig: Bei aktiver Weiterleitung klingelt Ihr eigener Anschluss nicht mehr.

Gleichzeitiges Klingeln. Im selben Bereich legen Sie fest, dass zusätzlich zu Ihnen ein zweites Ziel klingelt. Das ist die richtige Wahl für Teams, in denen Anrufe nicht liegen bleiben dürfen, ohne dass Sie Ihre eigene Erreichbarkeit aufgeben. Ergänzend können Sie festlegen, was nach einer bestimmten Zeit ohne Antwort passiert.

Klingeltöne. Weiter unten vergeben Sie unterschiedliche Klingeltöne für eigene Anrufe und für weitergeleitete Anrufe. Wer viel telefoniert, hört so am Ton, ob der Anruf direkt für ihn ist.

Nicht stören und Status. Ihr Teams-Status steuert die Erreichbarkeit mit. Auf “Nicht stören” landen Anrufe direkt in der Voicemail. Damit trotzdem niemand Wichtiges hängen bleibt, pflegen Sie in den Datenschutzeinstellungen den Prioritätszugriff und tragen dort die Personen ein, die Sie immer erreichen dürfen. Mehr zum Zusammenspiel von Status und Benachrichtigungen finden Sie in unseren 15 Tipps für die Arbeit mit Microsoft Teams.

Stellvertretung, Warteschleifen und Anrufe im Meeting

Drei Funktionen wirken auf den ersten Blick technisch, entscheiden im Alltag aber darüber, ob Anrufe ankommen.

Stellvertretung. Assistenzen können Anrufe für Führungskräfte annehmen und in deren Namen telefonieren. Sie richten das unter “Einstellungen”, “Anrufe” und “Stellvertretungen verwalten” ein. Klicken Sie auf “Stellvertretung hinzufügen”, tippen Sie den Namen ein und legen Sie die Rechte fest: Anrufe empfangen, Anrufe tätigen und Einstellungen ändern lassen sich getrennt vergeben. Bei der Stellvertretung klingelt es danach parallel, und sie sieht am Anrufbanner, für wen der Anruf gedacht ist.

Warteschleifen und automatische Telefonzentrale. Zentrale Nummern wie die Zentrale oder der Support laufen über eine Anrufwarteschleife, oft mit einer automatischen Telefonzentrale davor, die Anrufer per Menü sortiert. Als Mitglied einer Warteschleife bekommen Sie Anrufe zugestellt, solange Sie verfügbar sind. Wenn Ihre IT es erlaubt, finden Sie in den Anrufeinstellungen einen Schalter pro Warteschleife, mit dem Sie sich an- und abmelden. Nutzen Sie ihn bewusst: Wer sich abmeldet und es vergisst, fehlt dem Team unbemerkt.

Anruf während eines Meetings. Kommt ein Anruf herein, während Sie in einer Besprechung sind, zeigt Teams ein Banner mit Annehmen und Ablehnen. Nehmen Sie an, setzt Teams die Besprechung auf Halten, Sie sind dort also nicht mehr zu hören. Nach dem Telefonat kehren Sie über das Meeting-Fenster zurück. Wenn Sie in Besprechungen grundsätzlich nicht gestört werden möchten, aktivieren Sie in den Benachrichtigungseinstellungen die Option, während Besprechungen nicht zu stören. Wie Sie Besprechungen sonst souverän führen, lesen Sie in unserem Leitfaden zum Moderieren von Teams-Meetings.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Die Voicemail wurde nie eingerichtet. Anrufer hören eine anonyme Standardansage und wissen nicht, ob sie richtig sind. Nehmen Sie eine kurze Ansage mit Ihrem Namen und einer Alternative auf.

Weiterleitung vergessen. Klassiker vor und nach dem Urlaub. Machen Sie das Zurücksetzen der Weiterleitung zum festen Punkt am ersten Arbeitstag, so wie das Deaktivieren der Abwesenheitsnotiz in Outlook.

Falsches Gerät ausgewählt. Das Headset liegt auf dem Ohr, Teams nutzt aber das Laptop-Mikrofon. Prüfen Sie nach jedem Gerätewechsel die Geräteauswahl in den Einstellungen.

Status als Erreichbarkeitssteuerung missverstanden. Wer dauerhaft auf “Beschäftigt” oder “Nicht stören” steht, wirkt für Kollegen offline. Setzen Sie den Status bewusst und pflegen Sie den Prioritätszugriff.

Kalt weiterleiten statt rückfragen. Der Anruf landet bei einer Kollegin, die gerade in einem anderen Gespräch ist, und der Anrufer beginnt von vorn. Die Rückfrage kostet Sekunden und spart dem Anrufer eine Wiederholung.

Externe Nummern ohne Ländervorwahl. Gerade bei Anbindungen über einen eigenen Anbieter führen Nummern mit führender Null gelegentlich zu Fehlern. Speichern Sie Nummern konsequent mit +49 und der Ortsvorwahl ohne Null.

So führen Sie Teams Telefonie im Team ein

Technisch ist die Umstellung oft an einem Wochenende erledigt. Der Aufwand liegt bei den Menschen, und dort entscheidet sich die Akzeptanz.

Zuständigkeiten und Vertretungsregeln zuerst klären. Legen Sie vor der Umstellung fest, welche Nummern über eine Warteschleife laufen und wer im Urlaubsfall übernimmt. Entstehen diese Regeln erst nach dem Start, telefonieren alle an unklaren Zuständigkeiten vorbei.

Notrufe sauber vorbereiten. Notrufe über Teams funktionieren nur mit einer geprüften Notfalladresse, die Microsoft pro Benutzer oder pro Netzstandort verlangt. Bei Mitarbeitenden im Homeoffice oder im Außendienst kann die hinterlegte Adresse vom tatsächlichen Ort abweichen. Klären Sie diesen Punkt schriftlich, prüfen Sie die aktuellen Anforderungen in der Microsoft-Dokumentation und kommunizieren Sie im Zweifel klar, dass für Notrufe das Mobiltelefon gilt.

In Hardware investieren, die Menschen mögen. Ein gutes Headset entscheidet über die Sprachqualität stärker als jede Einstellung in Teams. Für Räume mit Publikumsverkehr bleiben zertifizierte Tischtelefone sinnvoll.

Kurz und praxisnah schulen. Fragen wie das Weiterleiten oder das Einrichten der Voicemail lassen sich in wenigen Minuten zeigen. Genau dafür gibt es auf m365-kurs.de den Kurs Teams Telefonie mit acht Video-Lektionen von 2 bis 5 Minuten, von den Grundlagen über das Weiterleiten bis zur Stellvertreterfunktion. Wenn Sie mehr als die Telefonie abdecken möchten, finden Sie in der Übersicht aller Microsoft-365-Kurse auch die Kurse zu Teams, Outlook und den Dateidiensten.

An die Öffentlichkeit denken. In Verwaltungen kommt hinzu, dass Bürger die Zentrale erreichen müssen, auch wenn intern gerade umgestellt wird. Wie Kommunen solche Projekte strukturieren, beschreiben wir im Beitrag zu Microsoft 365 in der Kommunalverwaltung.

Fazit

Teams Telefonie ist im Kern einfacher als jede klassische Telefonanlage, weil alles in einem Fenster passiert. Der Alltag steht und fällt aber mit wenigen Punkten: einer eigenen Voicemail-Ansage, dem sicheren Griff zum Weiterleiten mit Rückfrage, korrekt gesetzten Anrufeinstellungen und klaren Vertretungsregeln im Team. Wer diese vier Punkte einmal in Ruhe erledigt, telefoniert danach ohne Nachdenken.

Nehmen Sie sich die Einstellungsseite unter “Anrufe” heute einmal vor und prüfen Sie Voicemail und Weiterleitung. Alle Schritte aus diesem Artikel gibt es als Video-Lektion im Kurs Teams Telefonie auf m365-kurs.de, kurz genug, um sie zwischen zwei Anrufen nachzuschlagen.