Microsoft Bookings einrichten: Anleitung zur Buchungsseite

Kurz zusammengefasst: Microsoft Bookings ist die Terminbuchungs-App in Microsoft 365 und in den gängigen Business- und Enterprise-Plänen ohne Zusatzkosten enthalten. Sie legen unter book.ms oder in der Bookings-App in Teams eine Buchungsseite an, definieren Dienste mit Dauer und Pufferzeit, weisen Mitarbeitende zu und veröffentlichen die Seite. Kunden wählen dann selbst ein freies Zeitfenster, und der Termin erscheint in den beteiligten Kalendern.

Ein Termin, viele E-Mails: “Passt Ihnen Dienstag?”, “Dienstag leider nicht, Mittwoch?”, “Mittwoch bin ich im Außendienst.” Diese Schleife kostet täglich Zeit, und am Ende fällt der Termin doch aus, weil niemand eine Erinnerung geschickt hat. Spürbar wird das dort, wo viele kurze Gespräche anfallen, etwa in der IT-Sprechstunde oder im Bürgerbüro.

Microsoft Bookings dreht die Richtung um: Statt Vorschläge hin und her zu schicken, geben Sie einen Link heraus. Wer einen Termin braucht, sieht nur die freien Zeitfenster und bucht selbst. Dieser Artikel zeigt, welche Lizenzen Bookings enthalten und wie Sie eine geteilte Buchungsseite bis zum veröffentlichten Link einrichten.

Was Microsoft Bookings ist und wo Sie es finden

Bookings besteht aus zwei Teilen. Nach außen sichtbar ist eine Buchungsseite im Browser mit Ihren Angeboten und den freien Uhrzeiten. Nach innen ist Bookings ein Kalender, der mit Outlook verbunden ist: Jede Buchung blockiert die Zeit bei den zugewiesenen Mitarbeitenden und verschickt Bestätigung und Erinnerung per E-Mail. Bei aktivierter Onlinebesprechung entsteht zusätzlich ein Teams-Link für genau diesen Termin.

Microsoft nennt Bookings für folgende Abonnements: Office 365 A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, G1, G3 und G5 sowie Microsoft 365 A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium, Teams Essentials und Teams Premium. Nutzt Ihre Organisation einen dieser Pläne, ist die App bereits bezahlt. SMS-Benachrichtigungen sind der einzige Bestandteil, der laut Microsoft eine Teams-Premium-Lizenz braucht.

Den Einstieg finden Sie unter book.ms, über den App-Launcher von Microsoft 365 oder direkt in Outlook und Teams. So heften Sie die App an die linke Leiste:

1. Öffnen Sie Outlook oder Microsoft Teams.
2. Wählen Sie in der linken Leiste das Symbol Apps.
3. Suchen Sie nach Microsoft Bookings.
4. Wählen Sie Hinzufügen.
5. Heften Sie das Symbol per Rechtsklick dauerhaft an.

Typische Anwendungsfälle im Unternehmen und in der Verwaltung

Bookings lohnt sich, wo viele Personen kurze Termine mit festen Ansprechpartnern brauchen.

Persönliche oder geteilte Buchungsseite: der Unterschied

Bookings kennt zwei Arten von Buchungsseiten. Wählen Sie falsch, richten Sie später vieles doppelt ein.

Die persönliche Buchungsseite verwaltet ausschließlich Ihre eigene Zeit. Sie legen Besprechungstypen an, etwa “15 Minuten Rückfrage”, und teilen den Link. Grundlage ist Ihr eigener Kalender.

Die geteilte Buchungsseite gehört einem Team. Sie erhält ein eigenes Postfach in Exchange Online, in dem Kundendaten und Termindetails liegen. Hier definieren Sie Dienste, weisen mehrere Mitarbeitende zu und steuern Geschäftszeiten pro Seite.

Der letzte Punkt entscheidet oft: Eine persönliche Seite verschwindet mit dem Konto, eine geteilte übernimmt die Nachfolge. Alles Folgende beschreibt die geteilte Seite.

Geteilte Buchungsseite einrichten: Schritt für Schritt

Rechnen Sie beim ersten Mal mit etwa einer Stunde. Jede weitere Seite geht schneller, weil Sie eine bestehende klonen können.

1. Seite anlegen und Unternehmensinfos hinterlegen

1. Öffnen Sie Bookings über book.ms oder die App in Teams.
2. Wählen Sie im Bereich Geteilte Buchungsseiten die Option zum Erstellen einer Seite. Alternativ klonen Sie eine bestehende.
3. Geben Sie der Seite einen Namen, der in Bestätigungs-E-Mails auftaucht, etwa “IT-Sprechstunde Rathaus”.
4. Öffnen Sie links Geschäftsinformationen und tragen Sie Name, Adresse, Telefonnummer sowie die Links zu Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen ein. Sie erscheinen auf der Buchungsseite.
5. Laden Sie im Abschnitt für das Logo Ihr Logo hoch.

2. Dienste anlegen

Ein Dienst ist ein buchbares Angebot. Öffnen Sie Dienste, wählen Neuen Dienst hinzufügen und füllen die grundlegenden Details aus:

1. Dienstname: kurz und aus Kundensicht verständlich, denn er steht als Kachel auf der Buchungsseite.
2. Beschreibung: erscheint, wenn Kunden das Informationssymbol antippen, etwa mit Hinweisen, was mitzubringen ist.
3. Standort: erscheint in Bestätigungen, Erinnerungen und im Kalendereintrag, bei Terminen vor Ort mit Raumangabe.
4. Onlinebesprechung hinzufügen: erzeugt pro Buchung einen Teams-Link für Kalendereintrag und E-Mails.
5. Dauer: die Zeit, die im Kalender der Mitarbeitenden blockiert wird.
6. Pufferzeit: zusätzliche Zeit vor oder nach dem Termin. Endet ein Gespräch um 15:00 Uhr und sind zehn Minuten Puffer gesetzt, ist der Kalender bis 15:10 Uhr belegt.
7. Preis: bleibt bei internen Diensten ohne Angabe, dann erscheint kein Hinweis auf Kosten.
8. Maximale Anzahl von Teilnehmern: erhöhen Sie den Wert, wenn mehrere Personen dasselbe Zeitfenster buchen dürfen.

Speichern Sie mit Änderungen speichern. Microsoft empfiehlt maximal 50 Dienste pro Seite, darüber lohnen getrennte Seiten je Fachbereich.

3. Nur die Felder abfragen, die Sie brauchen

Auf der Seite Benutzerdefinierte Felder legen Sie fest, was Kunden beim Buchen angeben. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse und Notizen sind fest vorhanden, Sie können sie aber optional machen, indem Sie den Haken bei “Erforderlich” entfernen.

Fragen Sie nur ab, was Sie für den Termin benötigen. Für eine IT-Sprechstunde genügen Name und E-Mail-Adresse, dazu ein Feld für das Problem. Ergänzen Sie in der Beschreibung des Diensts einen Satz, wozu die Angaben dienen, und verlinken Sie die Datenschutzerklärung in den Geschäftsinformationen. Die Buchungsdaten liegen in einem freigegebenen Postfach in Exchange Online, es gelten die Aufbewahrungsregeln Ihrer Organisation. Klären Sie vorher, wer Zugriff darauf hat.

4. Mitarbeitende zuweisen und Verfügbarkeit klären

Unter Mitarbeiter fügen Sie die Personen hinzu, deren Zeit gebucht werden darf, und weisen sie je Dienst zu. Dabei gibt es mehrere Varianten: Ein einzelner Mitarbeitender wird verplant, oder mehrere gemeinsam, dann ist der Termin nur buchbar, wenn alle Zugewiesenen Zeit haben. Über eine eigene Einstellung dürfen Kunden zusätzlich eine bestimmte Person auswählen.

Entscheidend ist die Verfügbarkeit. Setzen Sie die Geschäftszeiten der Seite auf die realen Arbeitszeiten und lassen Sie die Option aktiviert, mit der Bookings den Outlook-Kalender der Mitarbeitenden berücksichtigt. Nur dann verschwinden Zeitfenster automatisch, wenn jemand bereits ein Meeting hat. Wer Fokuszeiten schützen will, blockt sie als Kalendereintrag, denn genau diese Einträge liest Bookings mit.

5. Buchungsrichtlinien und Erinnerungen festlegen

In den Verfügbarkeitsoptionen des Diensts und in den Einstellungen der Buchungsseite steuern Sie die Planungsrichtlinie:

1. Zeitraster: in welchen Abständen Termine angeboten werden, etwa alle 30 Minuten.
2. Mindestvorlaufzeit: wie kurzfristig gebucht werden darf. 24 Stunden verhindern Termine, auf die sich niemand vorbereiten kann.
3. Maximale Vorlaufzeit: wie weit im Voraus das Formular Termine anbietet.
4. Selbstverwaltung durch Kunden: ob Kunden ihren Termin über die Links in der Bestätigung verschieben oder absagen dürfen.

Auf der Seite Benachrichtigungen richten Sie die E-Mails ein: die Bestätigung beim Buchen, Erinnerungen zu frei wählbaren Zeitpunkten vor dem Termin und eine Nachverfolgung danach. Jede geht an Kunden, an Mitarbeitende oder an beide. Im Feld für zusätzliche Informationen zur Bestätigung landet Text, den Kunden vorher lesen sollen, etwa der Hinweis auf den Eingang im Erdgeschoss.

6. Veröffentlichen und Zugriff festlegen

Zum Abschluss öffnen Sie den Bereich Buchungsseite und veröffentlichen. Erst danach ist der Link erreichbar. Legen Sie hier auch fest, wer buchen darf: Sie können die direkte Indexierung durch Suchmaschinen deaktivieren, sodass die Seite nur über den Link erreichbar ist. Für interne Angebote verlangen Sie eine Anmeldung mit einem Konto Ihrer Organisation, für externe Kunden bietet Bookings die Bestätigung per Einmalkennwort. Änderungen an geschäftsbezogenen Einstellungen können laut Microsoft bis zu zehn Minuten dauern.

Kundensicht: so läuft eine Buchung ab

Testen Sie die fertige Seite in einem privaten Browserfenster, dann sehen Sie, was Ihre Kunden sehen. Der Ablauf ist immer gleich:

1. Der Kunde öffnet den Link und wählt einen Dienst aus den Kacheln.
2. Er wählt Datum und Uhrzeit. Angezeigt wird nur, was nach Geschäftszeiten, Kalendern, Pufferzeiten und Vorlaufzeit frei ist.
3. Er wählt eine bestimmte Person, sofern Sie das erlaubt haben.
4. Er trägt seine Kontaktdaten ein und füllt Ihre zusätzlichen Felder aus.
5. Danach erhält er eine Bestätigungs-E-Mail mit Termin und Ort, bei Onlinebesprechungen mit dem Teams-Link. Auch die Links zum Verschieben und Absagen stehen darin.

Gleichzeitig entsteht der Kalendereintrag bei den zugewiesenen Mitarbeitenden, inklusive Pufferzeit. Sagt der Kunde ab, wird der Eintrag entfernt und das Zeitfenster ist wieder frei. Telefonisch hereinkommende Termine tragen Sie im Bookings-Kalender manuell nach. Wie Sie den Termin selbst straff führen, zeigt unser Beitrag zum Moderieren von Teams-Meetings.

Buchungslink teilen: Signatur, Website und Teams

Ein Buchungslink nützt nur, wenn er dort steht, wo die Leute ihn suchen.

Outlook-Signatur. Im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web gehen Sie über das Zahnrad zu Einstellungen, Konten, Signaturen. Im klassischen Outlook öffnen Sie Datei, Optionen, E-Mail und dort Signaturen. Hinterlegen Sie dort einen verlinkten Satz, etwa “Termin direkt buchen”. Wie Sie Ihren Posteingang zusätzlich entlasten, zeigt die Anleitung zum Organisieren des Outlook-Posteingangs.

Website oder Intranet. Im Bereich Buchungsseite finden Sie neben dem Link die Möglichkeit, die Seite einzubetten. Den erzeugten Code fügt Ihre Redaktion in die passende Seite ein, dann buchen Besucher ohne Umweg.

Microsoft Teams. Heften Sie die Bookings-App in der linken Leiste an, damit das Team seine Termine im Blick hat. Zusätzlich können Sie im passenden Kanal eine Registerkarte vom Typ Website mit der Adresse der Buchungsseite anlegen.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Die Verfügbarkeit passt nicht zum Kalender. Werden Mitarbeitende zu Zeiten gebucht, in denen sie im Meeting sitzen, ist die Berücksichtigung des Outlook-Kalenders für diese Person nicht aktiv. Prüfen Sie das pro Person.

Pufferzeit vergessen. Ohne Puffer folgt Termin auf Termin. Zehn Minuten danach reichen für Protokoll und Wegzeit.

Die Seite ist öffentlich, obwohl sie intern sein sollte. Eine interne Sprechstunde braucht die Anmeldung mit einem Organisationskonto und keine Indexierung durch Suchmaschinen. Sonst kann jeder mit dem Link buchen.

Zu viele Dienste oder Pflichtfelder. Wer 30 Angebote auf eine Seite legt, überfordert Kunden. Und jedes Pflichtfeld kostet Buchungen und erzeugt Daten, die Sie aufbewahren müssen.

Niemand ist verantwortlich. Legen Sie zwei Personen als Administratoren fest, damit Urlaub nichts blockiert.

Bookings im Unternehmen einführen: Admin und Namenskonventionen

Bookings ist schnell eingerichtet, und genau darin liegt das Risiko: Ohne Regeln entstehen in wenigen Wochen ein Dutzend Buchungsseiten mit unterschiedlichen Logos und Textbausteinen. Vier Punkte halten das im Rahmen.

Grundsatzentscheidung im Admin Center. Ob geteilte Buchungen verfügbar sind, steuert die globale Administration im Microsoft 365 Admin Center unter Einstellungen, Organisationseinstellungen über den Eintrag zu freigegebenen Bookings. Dasselbe geht per Exchange Online PowerShell mit Set-OrganizationConfig -BookingsEnabled. Deaktiviert man das, ist der komplette Zugriff weg.

Wer neue Seiten anlegen darf. Standardmäßig darf jeder lizenzierte Benutzer eine geteilte Buchungsseite erstellen. Über eine eigene Outlook-Web-Postfachrichtlinie lässt sich das begrenzen: Die Administration weist die Richtlinie den vorgesehenen Personen zu und deaktiviert die Erstellung in der Standardrichtlinie. Für einzelne Personen kann Bookings auch in den Lizenzen des Kontos abgewählt werden.

Namenskonventionen. Legen Sie ein Muster fest, etwa “IT Sprechstunde” oder “Bauamt Bürgertermine”. Der Seitenname erscheint in Bestätigungs-E-Mails und im Postfachnamen und ist später kaum zu korrigieren.

Vorlage statt Blankoseite. Richten Sie eine Musterseite mit Logo, Datenschutz-Link, Standardtexten und geprüfter Erinnerung ein. Neue Bereiche klonen sie und passen nur Dienste und Mitarbeitende an. In Verwaltungen lohnt es sich, Bookings mit den übrigen Bausteinen zu betrachten, die wir im Beitrag zu Microsoft 365 in der Kommunalverwaltung beschreiben.

Fazit

Microsoft Bookings hat eines der besten Verhältnisse von Aufwand und Wirkung in Microsoft 365. Die Lizenz ist in den gängigen Plänen enthalten, und die erste Buchungsseite steht in einer Stunde. Danach entfällt viel Terminabstimmung per E-Mail. Wichtig sind zwei Punkte: die Wahl zwischen persönlicher und geteilter Seite und die Kontrolle darüber, welche Kalender Bookings bei der Verfügbarkeit liest.

Starten Sie mit einem einzigen Dienst und bauen Sie erst nach zwei Wochen aus. Alle hier beschriebenen Einstellungen zeigen wir in kurzen Video-Lektionen im Kurs Microsoft Bookings auf m365-kurs.de, von der ersten Buchungsseite bis zum eingebetteten Buchungslink. Die Übersicht aller Kurse zeigt, welche weiteren Microsoft-365-Apps Ihre Mitarbeitenden im gleichen Zug lernen können.