Microsoft Forms Umfrage erstellen: Anleitung und Auswertung
Kurz zusammengefasst: Eine Umfrage erstellen Sie unter forms.office.com mit „Neues Formular“, geben Titel und Fragen ein und legen unter „Einstellungen“ fest, wer antworten darf und ob Namen erfasst werden. Anschließend teilen Sie das Formular per Link, QR-Code oder über die Umfrage-App in Microsoft Teams. Die Antworten sehen Sie als Zusammenfassung direkt in Forms oder exportieren sie nach Excel.
Eine Terminabfrage für den Betriebsausflug, eine Rückmeldung nach der Schulung, eine Bedarfsabfrage für neue Hardware: In vielen Unternehmen laufen solche Abfragen immer noch als E-Mail an den Verteiler. Dann sammelt jemand die Antworten von Hand in einer Tabelle, fragt bei den Nachzüglern nach und ärgert sich über die vier Kolleginnen, die statt „Ja“ oder „Nein“ einen halben Absatz geschrieben haben.
Microsoft Forms nimmt diese Arbeit ab. Das Werkzeug ist in Microsoft 365 enthalten, die erste Umfrage steht in wenigen Minuten und die Auswertung entsteht automatisch mit. Der Unterschied zwischen einer brauchbaren und einer unbrauchbaren Umfrage liegt dabei weniger in der Technik als in zwei Einstellungen, die viele übersehen. Dieser Artikel zeigt beides.
Wo Sie Microsoft Forms finden und was ein Quiz unterscheidet
Es gibt mehrere Wege in die Anwendung. Am direktesten ist die Adresse forms.office.com im Browser. Alternativ öffnen Sie den App-Launcher, also das Symbol mit den neun Punkten oben links in Microsoft 365, und wählen dort Forms. Innerhalb von Microsoft Teams erreichen Sie Forms über die App-Leiste am linken Rand, wenn die App in Ihrer Organisation freigegeben ist.
Beim Anlegen unterscheidet Forms zwei Arten von Dokumenten. Ein Formular sammelt Antworten, ohne sie zu bewerten. Das ist der richtige Typ für Umfragen, Anmeldungen und Feedback. Ein Quiz vergibt zusätzlich Punkte pro Frage, kennt richtige Antworten und rechnet ein Ergebnis aus. Quiz nutzen Sie für Wissensabfragen, etwa nach einer Sicherheitsunterweisung. Die Bedienung ist in beiden Fällen identisch, ein Quiz hat nur die Bewertungsfelder zusätzlich.
Umfrage erstellen: Schritt für Schritt
- Formular anlegen. Klicken Sie in Forms auf Neues Formular. Vergeben Sie einen Titel von maximal 90 Zeichen und darunter eine Beschreibung von bis zu 1.000 Zeichen. Nutzen Sie die Beschreibung für den Zweck der Umfrage, die Bearbeitungsdauer und die Frist. Das spart Rückfragen.
- Fragen hinzufügen. Über die Schaltfläche mit dem Pluszeichen wählen Sie den Fragetyp. Direkt sichtbar sind Auswahl, Text, Bewertung und Datum. Hinter Weitere Fragetypen liegen Ranking, Likert, Dateiupload und Net Promoter Score.
- Pflichtfelder setzen. Jede Frage hat einen Schalter Erforderlich. Markieren Sie nur die Fragen als Pflicht, die Sie für die Auswertung wirklich brauchen. Zu viele Pflichtfelder erhöhen die Abbruchquote.
- Struktur geben. Ab etwa zehn Fragen lohnt sich der Eintrag Abschnitt. Er teilt das Formular in Seiten und macht die Länge für Teilnehmende überschaubar.
- Verzweigung einrichten. Im Dreipunktmenü einer Frage finden Sie die Option zur Verzweigungslogik. Damit springt jemand, der bei „Nutzen Sie das Werkzeug?“ auf „Nein“ klickt, direkt zum Ende, statt sich durch acht irrelevante Fragen zu arbeiten.
- Design wählen. Über Design oder Thema stellen Sie Farbe und Hintergrundbild ein. Ein zurückhaltendes Thema in Ihren Hausfarben wirkt bei einer internen Befragung seriöser als eine bunte Vorlage.
- Vorschau prüfen. Der Punkt Vorschau zeigt das Formular so, wie Teilnehmende es sehen, mit Umschaltung zwischen Computer und Mobilgerät. Füllen Sie die Umfrage einmal komplett selbst aus, bevor Sie sie verschicken.
Die Fragetypen und wann Sie welchen brauchen
| Fragetyp | Wofür geeignet |
|---|---|
| Auswahl | Vorgegebene Antwortoptionen, einfach oder als Mehrfachauswahl. Der Standardtyp für die meisten Umfragen. |
| Text | Freie Rückmeldung. Für kurze Angaben wie eine Abteilung oder für ausführliche Kommentare. |
| Bewertung | Skala mit Sternen oder Zahlen, etwa für Zufriedenheit nach einer Veranstaltung. |
| Datum | Auswahl aus dem Kalender, zum Beispiel für Wunschtermine oder ein Eintrittsdatum. |
| Ranking | Teilnehmende bringen Optionen in eine Reihenfolge, gut für Prioritäten. |
| Likert | Mehrere Aussagen auf derselben Skala, typisch für Mitarbeiterbefragungen. |
| Net Promoter Score | Weiterempfehlung auf einer Skala von 0 bis 10, verbreitet im Kundenfeedback. |
| Dateiupload | Teilnehmende laden Dokumente hoch. Erfordert eine Anmeldung und steht bei offenen Formularen nicht zur Verfügung. |
Einstellungen: Zugriff, Anonymität und Fristen
Die wichtigsten Weichen stellen Sie unter Einstellungen. Dort entscheiden Sie zuerst, wer antworten darf. Zur Auswahl stehen Jeder kann antworten, Nur Personen in meiner Organisation können antworten und Bestimmte Personen in meiner Organisation können antworten. Die erste Option macht das Formular ohne Anmeldung im Internet erreichbar und ist damit auch anonym. Die zweite Option verlangt eine Anmeldung mit dem Arbeitskonto.
Nur bei den beiden internen Varianten erscheinen zwei weitere Kontrollkästchen. Namen erfassen speichert, wer geantwortet hat. Eine Antwort pro Person verhindert Mehrfachteilnahmen. Beide Schalter entscheiden über den Charakter Ihrer Umfrage: Mit erfassten Namen können Sie gezielt nachfassen, ohne Namen bekommen Sie ehrlichere Rückmeldungen bei heiklen Themen.
Darunter steuern Sie den Zeitraum über Startdatum und Enddatum. Nach Ablauf nimmt das Formular keine Antworten mehr an, ohne dass Sie eingreifen müssen. Der Schalter Antworten akzeptieren schließt eine Umfrage sofort. Ergänzend gibt es Fragen zufällig wiedergeben, die Anzeige einer Statusanzeige über den Fortschritt, eine anpassbare Dankeschön-Nachricht, die Möglichkeit für Teilnehmende, eine Quittung ihrer Antworten zu erhalten, und E-Mail-Benachrichtigungen für jede eingehende Antwort.
Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen
Anonym und personenbezogen sind zwei verschiedene Umfragen, auch rechtlich. Sobald Namen, Abteilungen oder kleine Teams erkennbar sind, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Bei Befragungen zu Zufriedenheit, Führung oder Belastung ist es üblich, das Vorhaben vorab mit dem Betriebsrat oder Personalrat abzustimmen. Das ist ein allgemeiner Hinweis und ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall. Vermeiden Sie außerdem sensible Angaben wie Gesundheitsdaten in Formularen, die für jeden erreichbar sind. Achten Sie bei kleinen Einheiten darauf, dass eine Kombination aus Abteilung und Standort niemanden identifizierbar macht.
Umfrage teilen und in Microsoft Teams abstimmen
Über Antworten sammeln oder Senden erzeugt Forms mehrere Verteilwege. Der Link lässt sich kürzen und in jede Nachricht einfügen. Der QR-Code eignet sich für Aushänge, Bildschirme im Eingangsbereich oder gedruckte Unterlagen. Der Weg über E-Mail verschickt die Einladung direkt, der Einbettungscode setzt das Formular in eine SharePoint-Seite oder ein Intranet ein. Über die Freigabe als Vorlage geben Sie eine Kopiervorlage an Kolleginnen und Kollegen weiter, über die Freigabe zur Zusammenarbeit holen Sie Mitbearbeiter in dasselbe Formular.
Für kurze Abstimmungen brauchen Sie den Umweg über den Browser nicht. In einem Chat oder Kanal in Microsoft Teams klicken Sie unter dem Nachrichtenfeld auf das Menü mit den drei Punkten, wählen die Umfrage-App aus, tragen die Frage sowie mindestens zwei Antwortoptionen ein und posten die Abstimmung. Bis zu zehn Optionen sind möglich, die Ergebnisse aktualisieren sich laufend in der Unterhaltung. Weitere Kniffe für die tägliche Arbeit in Teams finden Sie in unseren 15 Tipps zu Microsoft Teams.
In einer Besprechung fügen Sie die Umfragen-App vorab über den Kalendereintrag als Registerkarte hinzu und bereiten die Fragen dort vor. Während der Besprechung starten Sie die Abstimmung mit einem Klick und blenden das Ergebnis für alle ein. Das ist ein wirksames Mittel gegen stille Runden, wie wir es auch im Beitrag zum Moderieren von Teams-Meetings beschreiben. Da Microsoft die Oberfläche regelmäßig überarbeitet, kann die Bezeichnung der App je nach Version abweichen.
Antworten auswerten und exportieren
Wechseln Sie im Formular auf die Registerkarte Antworten. Die Zusammenfassung zeigt pro Frage ein Diagramm, bei Textfragen eine Liste der Freitexte. Über die Ansicht der einzelnen Antworten blättern Sie durch die abgegebenen Fragebögen, was bei Anmeldungen oder Bestellungen praktisch ist.
Für alles, was über eine Auszählung hinausgeht, führt der Weg nach Excel. Die Schaltfläche zum Öffnen in Excel erzeugt eine Arbeitsmappe mit einer Zeile pro Antwort. Bei einem persönlichen Formular liegt diese Datei in Ihrem OneDrive, bei einem Gruppenformular in der Dokumentbibliothek der zugehörigen Gruppe in SharePoint. Von dort filtern, sortieren oder verdichten Sie die Daten weiter, etwa mit einer Pivot-Tabelle.
Ergebnisse präsentieren Sie entweder direkt aus der Zusammenfassung heraus, oder Sie geben einen Link auf die Zusammenfassung frei. Prüfen Sie vor dem Teilen, ob die Zusammenfassung Freitexte enthält, aus denen sich Personen erkennen lassen. Bei anonymen Befragungen gehört dieser Blick zur Sorgfaltspflicht.
Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
- Das Formular steht offen im Netz. „Jeder kann antworten“ ist für interne Abfragen selten die richtige Wahl. Der Link ist dann für alle nutzbar, die ihn kennen. Für Befragungen innerhalb der Organisation wählen Sie die interne Variante.
- Anonymität wird versprochen, aber nicht eingestellt. Prüfen Sie „Namen erfassen“ vor jedem Versand, nicht danach.
- Keine Frist gesetzt. Ohne Enddatum trudeln Antworten wochenlang ein und die Auswertung verschiebt sich. Setzen Sie ein Enddatum und nennen Sie es in der Beschreibung.
- Suggestive Fragen. „Wie sehr hat Ihnen die neue Lösung geholfen?“ unterstellt bereits einen Nutzen. Neutral formuliert lautet die Frage: „Welchen Einfluss hatte die neue Lösung auf Ihre Arbeit?“
- Zu viele Freitextfelder. Offene Antworten sind wertvoll, aber aufwendig auszuwerten. Zwei gute Freitextfragen bringen mehr als acht.
- Keine Vorschau. Fragen, die am Bildschirm eindeutig wirken, sind auf dem Handy oft abgeschnitten oder missverständlich.
So führen Sie Forms im Team ein
Der wichtigste organisatorische Punkt betrifft den Eigentümer. Ein persönliches Formular gehört einer einzelnen Person. Verlässt diese das Unternehmen, ist die Umfrage samt Antworten schwer zugänglich. Legen Sie deshalb alles, was wiederkehrt oder für eine Abteilung wichtig ist, als Gruppenformular in einer Microsoft-365-Gruppe an. Dann bearbeiten alle Mitglieder das Formular und die Auswertung bleibt erhalten.
Zweitens lohnt sich eine kleine Sammlung an Vorlagen. Ein Formular für Schulungsfeedback, eines für Terminabfragen und eines für Bedarfsmeldungen decken einen großen Teil der Anlässe ab. Wer eine neue Umfrage braucht, kopiert die passende Vorlage und ändert nur die Fragen.
Drittens ist Forms ein dankbarer Baustein im Onboarding. Ein kurzes Formular nach der ersten Arbeitswoche zeigt, was in der Einarbeitung fehlt, und liefert Belege statt Vermutungen. Wie sich das in einen strukturierten Ablauf einfügt, beschreibt unsere Microsoft 365 Onboarding-Checkliste.
Damit das im Alltag ankommt, braucht es weniger eine Schulung über Stunden als kurze, konkrete Anleitungen. Genau diese Schritte, vom ersten Formular bis zur Auswertung, sind als Video-Lektionen im Kurs Forms: Umfragen und Formulare einfach erstellen auf m365-kurs.de verfügbar.
Fazit
Eine Umfrage in Microsoft Forms ist in wenigen Minuten erstellt. Entscheidend für ein brauchbares Ergebnis sind die Einstellungen zum Zugriff und zur Anonymität, eine gesetzte Frist und neutral formulierte Fragen. Für schnelle Abstimmungen bleiben Sie in Microsoft Teams, für strukturierte Befragungen mit Abschnitten und Verzweigungen arbeiten Sie in Forms selbst. Speichern Sie wiederkehrende Umfragen als Gruppenformular, dann übersteht die Auswertung auch einen Personalwechsel.
Wenn Sie Ihr Team systematisch an Microsoft 365 heranführen möchten, finden Sie in der Kursübersicht auf m365-kurs.de kurze Video-Lektionen zu Forms und den übrigen Anwendungen.
