SharePoint Intranet aufbauen: Schritt-fuer-Schritt-Anleitung fuer Unternehmen

Viele Unternehmen traeumen von einem modernen Intranet: einem zentralen Ort, an dem Mitarbeitende alle wichtigen Informationen finden, News lesen, Dokumente abrufen und sich vernetzen. Die Realitaet sieht haeufig anders aus: veraltete Inhalte, unuebersichtliche Strukturen und Mitarbeitende, die das Intranet meiden, weil sie dort nie finden, was sie suchen.

Mit SharePoint Online von Microsoft 365 haben Sie ein leistungsfaehiges Werkzeug, um ein Intranet aufzubauen, das tatsaechlich genutzt wird — ohne teure Drittanbieter-Software und ohne Programmierkenntnisse. SharePoint bietet moderne Vorlagen, flexible Webparts und eine nahtlose Integration in die Microsoft-365-Welt.

In diesem Leitfaden fuehren wir Sie Schritt fuer Schritt von der ersten Planung bis zum Go-Live. Sie erfahren, wie Sie die richtige Struktur waehlen, ansprechende Seiten gestalten, Inhalte organisieren und die typischen Fehler vermeiden, die viele Intranet-Projekte zum Scheitern bringen.

Warum jedes Unternehmen ein Intranet braucht

Bevor wir in die technische Umsetzung einsteigen, lohnt sich ein Blick auf die Gruende, warum ein Intranet fuer Unternehmen jeder Groesse sinnvoll ist.

Wissen zentralisieren

In vielen Unternehmen sind Informationen ueber Dutzende Orte verstreut: lokale Laufwerke, E-Mail-Postfaecher, Chat-Nachrichten, Papierordner und die Koepfe einzelner Mitarbeitender. Wenn jemand das Unternehmen verlaesst, geht wertvolles Wissen verloren. Ein Intranet schafft einen zentralen Ort, an dem Richtlinien, Anleitungen, Vorlagen und FAQ fuer alle zugaenglich sind.

Kommunikation buendeln

Wie erfahren Ihre Mitarbeitenden von wichtigen Neuigkeiten? Per E-Mail-Verteiler? Durch Zufall im Flur? Ein Intranet bietet einen offiziellen Nachrichtenkanal, der sicherstellt, dass alle Mitarbeitenden die gleichen Informationen erhalten — unabhaengig davon, ob sie im Buero, im Homeoffice oder unterwegs sind.

Onboarding vereinfachen

Neue Mitarbeitende muessen sich in den ersten Wochen eine Fuelle von Informationen aneignen. Ein gut strukturiertes Intranet dient als zentrale Anlaufstelle: Hier finden sie das Organigramm, die Telefonliste, Anleitungen fuer die IT-Systeme und alles, was sie fuer den Start brauchen. Das entlastet die Kolleginnen und Kollegen, die sonst immer wieder die gleichen Fragen beantworten muessen.

Schritt 1: Ziele definieren

Der groesste Fehler bei Intranet-Projekten: sofort mit der Gestaltung beginnen, ohne vorher die Ziele zu klaeren. Bevor Sie auch nur eine einzige SharePoint-Seite erstellen, muessen Sie drei grundlegende Fragen beantworten.

Was soll das Intranet leisten?

Definieren Sie konkrete Ziele. “Ein Intranet haben” ist kein Ziel. Konkrete Ziele sind zum Beispiel:

• Reduktion der internen E-Mails um 30 Prozent durch zentralisierte News
• Halbierung der Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender durch ein Onboarding-Portal
• Zentralisierung aller Unternehmensrichtlinien an einem Ort
• Verbesserung des Informationsflusses zwischen Abteilungen

Wer sind die Nutzer?

Identifizieren Sie die verschiedenen Nutzergruppen und ihre Beduerfnisse. Ein Mitarbeitender in der Produktion hat andere Anforderungen als jemand im Marketing oder in der Geschaeftsfuehrung. Erstellen Sie eine einfache Uebersicht der Nutzergruppen und notieren Sie fuer jede Gruppe die drei bis fuenf wichtigsten Inhalte, die sie im Intranet finden muss.

Wer pflegt die Inhalte?

Ein Intranet ist nur so gut wie seine Inhalte — und Inhalte veralten schnell. Klaeren Sie von Anfang an, wer fuer die Pflege verantwortlich ist. Benennen Sie fuer jede Abteilung einen Inhaltsverantwortlichen und definieren Sie, wie oft Inhalte geprueft und aktualisiert werden muessen.

Schritt 2: Struktur planen

Die Struktur ist das Rueckgrat Ihres Intranets. SharePoint Online bietet drei Typen von Websites, die Sie als Bausteine verwenden koennen. Das Verstaendnis dieser Bausteine ist entscheidend fuer eine saubere Architektur.

Hub-Sites: Die Klammer

Eine Hub-Site ist eine uebergeordnete Website, die mehrere untergeordnete Websites miteinander verbindet. Sie bietet eine gemeinsame Navigation und ermoeglicht es, Inhalte und News aus allen verbundenen Websites auf einer zentralen Seite zusammenzufuehren.

Typische Hub-Sites sind zum Beispiel: “Unser Unternehmen” (mit den untergeordneten Seiten fuer HR, IT, Finanzen) oder “Projekte” (mit einzelnen Projektwebsites).

Kommunikationswebsites: Fuer Informationen an viele

Kommunikationswebsites sind fuer Inhalte gedacht, die von wenigen Personen erstellt und von vielen gelesen werden. Sie bieten ansprechende Layouts mit grossen Bildern, News-Bereichen und modernen Webparts. Typische Kommunikationswebsites: die Intranet-Startseite, die Unternehmens-News-Seite, das HR-Portal.

Teamwebsites: Fuer Zusammenarbeit

Teamwebsites sind fuer die aktive Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe gedacht. Sie sind mit einer Microsoft-365-Gruppe verknuepft und bieten Dokumentbibliotheken, Listen und einen gemeinsamen Kalender. Typische Teamwebsites: die Website einer Abteilung oder eines Projektteams.

Empfohlene Grundstruktur

Fuer ein mittelstaendisches Unternehmen empfehlen wir folgende Grundstruktur:

• Intranet-Startseite (Kommunikationswebsite, als Hub-Site konfiguriert)
  • HR-Portal (Kommunikationswebsite, mit Hub verbunden)
  • IT-Service (Kommunikationswebsite, mit Hub verbunden)
  • Marketing (Teamwebsite, mit Hub verbunden)
  • Vertrieb (Teamwebsite, mit Hub verbunden)
  • Wissensdatenbank (Kommunikationswebsite, mit Hub verbunden)

Diese Struktur koennen Sie je nach Unternehmensgroesse erweitern oder vereinfachen.

Schritt 3: Startseite gestalten

Die Startseite ist das Aushaegeschild Ihres Intranets. Wenn die Startseite langweilig, unuebersichtlich oder veraltet wirkt, werden Mitarbeitende das Intranet nicht nutzen. Investieren Sie daher besonders viel Sorgfalt in die Gestaltung der Startseite.

Hero-Webpart

Das Hero-Webpart ist das erste, was Besucherinnen und Besucher sehen. Es zeigt grosse, ansprechende Bilder mit Links zu wichtigen Inhalten. Verwenden Sie das Hero-Webpart fuer aktuelle Highlights: eine wichtige Ankuendigung, ein neues Projekt oder eine bevorstehende Veranstaltung.

Aktualisieren Sie das Hero-Webpart regelmaessig — mindestens alle zwei Wochen. Ein statisches Hero-Bild, das sich nie aendert, signalisiert den Nutzenden, dass im Intranet nichts Neues passiert.

News-Webpart

Das News-Webpart zeigt aktuelle Nachrichtenbeitraege an. Konfigurieren Sie es so, dass es News aus allen verbundenen Hub-Websites aggregiert. So sehen Mitarbeitende auf der Startseite automatisch die neuesten Nachrichten aus allen Abteilungen.

Waehlen Sie ein ansprechendes Layout: die Kachelansicht eignet sich fuer die Startseite besonders gut, da sie mehrere News gleichzeitig zeigt und visuell ansprechend ist.

Quick Links

Das Quick-Links-Webpart bietet Schnellzugriff auf die am haeufigsten genutzten Ressourcen. Typische Quick Links:

• Telefonliste
• IT-Helpdesk
• Urlaubsantrag
• Speiseplan der Kantine
• Reisekostenabrechnung
• Organigramm

Ueberlegen Sie, welche Seiten und Anwendungen Ihre Mitarbeitenden am haeufigsten benoetigen, und platzieren Sie diese prominent auf der Startseite.

Events-Webpart

Zeigen Sie bevorstehende Veranstaltungen direkt auf der Startseite an: Betriebsversammlungen, Schulungen, Team-Events oder wichtige Termine. Das Events-Webpart kann mit einem SharePoint-Kalender oder einem Outlook-Gruppenkalender verknuepft werden.

Mitarbeiter-Spotlight

Eine schoene Moeglichkeit, das Intranet lebendig zu halten: Stellen Sie regelmaessig Mitarbeitende vor. Ein kurzes Interview, ein Foto und ein paar persoenliche Fakten sorgen dafuer, dass sich Kolleginnen und Kollegen auch standortuebergreifend besser kennenlernen.

Schritt 4: Abteilungsseiten anlegen

Jede Abteilung benoetigt einen eigenen Bereich im Intranet. Hier werden abteilungsspezifische Informationen, Dokumente und Neuigkeiten bereitgestellt. Die Inhalte variieren je nach Abteilung, aber die Grundstruktur sollte einheitlich sein, damit sich Mitarbeitende schnell zurechtfinden.

HR-Seite

Die HR-Seite gehoert zu den meistbesuchten Bereichen eines Intranets. Typische Inhalte:

• Onboarding-Informationen fuer neue Mitarbeitende
• Formulare und Antraege (Urlaub, Weiterbildung, Elternzeit)
• Benefits und Zusatzleistungen
• Organigramm und Ansprechpartner
• Stellenausschreibungen und internes Jobboard
• Unternehmensrichtlinien (Reiserichtlinie, Arbeitszeiten, Homeoffice)

IT-Service-Seite

Die IT-Seite entlastet den IT-Support erheblich, wenn sie gut gepflegt ist:

• Anleitungen fuer haeufige Probleme (Passwort zuruecksetzen, VPN einrichten, Drucker installieren)
• Bestellformulare fuer Hardware und Software
• IT-Sicherheitsrichtlinien
• Kontakt zum IT-Helpdesk und aktuelle Stoerungsmeldungen
• FAQ zu Microsoft 365 und anderen Systemen

Marketing-Seite

• Markenrichtlinien und Corporate-Design-Vorlagen
• Freigegebene Logos, Bilder und Praesentationsvorlagen
• Aktuelle Kampagnen und Materialien
• Social-Media-Guidelines
• Pressekit und Medienberichte

Schritt 5: Wissensdatenbank aufbauen

Eine Wissensdatenbank ist einer der wertvollsten Bestandteile eines Intranets. Sie reduziert wiederkehrende Fragen, beschleunigt die Einarbeitung und sichert Unternehmenswissen langfristig.

FAQ-Listen

Erstellen Sie fuer jede Abteilung eine FAQ-Liste mit den haeufigsten Fragen und Antworten. Verwenden Sie dafuer SharePoint-Listen oder dedizierte Seiten mit dem Akkordeon-Webpart, das Fragen und Antworten ein- und ausklappbar macht.

Sammeln Sie die Fragen nicht am Schreibtisch, sondern befragen Sie die Mitarbeitenden: Welche Fragen werden Ihnen am haeufigsten gestellt? Wo muessen Sie regelmaessig nachschlagen? Die Antworten liefern den Inhalt fuer Ihre FAQ.

Anleitungen und Prozessbeschreibungen

Dokumentieren Sie wichtige Prozesse Schritt fuer Schritt. Verwenden Sie Screenshots, nummerierte Listen und klare Ueberschriften. Gute Beispiele fuer Anleitungen:

• Wie beantrage ich Urlaub?
• Wie reiche ich eine Reisekostenabrechnung ein?
• Wie richte ich mein E-Mail-Konto auf dem Smartphone ein?
• Wie buche ich einen Besprechungsraum?

Policies und Richtlinien

Zentralisieren Sie alle Unternehmensrichtlinien an einem Ort. Versionieren Sie die Dokumente in einer SharePoint-Dokumentbibliothek, damit immer klar ist, welche Version aktuell gueltig ist. Typische Richtlinien: Datenschutzrichtlinie, Reiserichtlinie, Social-Media-Richtlinie, Homeoffice-Regelung.

Vorlagen-Bibliothek

Stellen Sie Vorlagen fuer haeufig genutzte Dokumente zentral bereit: Briefvorlagen, Praesentationsvorlagen, Angebotsvorlagen, Protokollvorlagen. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden die aktuellen Vorlagen verwenden und ein einheitliches Erscheinungsbild gewahrt bleibt.

Schritt 6: News-Strategie entwickeln

Ein Intranet ohne regelmaessige News ist ein totes Intranet. Aktuelle Nachrichten sind der wichtigste Grund, warum Mitarbeitende das Intranet besuchen. Ohne frische Inhalte verliert das Intranet schnell an Relevanz.

Wer publiziert?

Definieren Sie klare Rollen: Wer darf News veroeffentlichen? In den meisten Unternehmen ergibt es Sinn, dass jede Abteilung ein bis zwei Personen benennt, die News-Beitraege erstellen duerfen. Die Unternehmenskommunikation uebernimmt uebergeordnete Nachrichten.

Wie oft?

Legen Sie eine Mindestfrequenz fest. Fuer ein mittelstaendisches Unternehmen empfehlen wir mindestens zwei bis drei News-Beitraege pro Woche. Das klingt nach viel, aber die Themen finden sich schnell: neue Mitarbeitende vorstellen, Projekterfolge feiern, Veranstaltungen ankuendigen, Tipps und Tricks teilen.

Welche Formate?

Variieren Sie die Formate, um das Intranet lebendig zu halten:

• Klassische News-Artikel mit Bild und Text
• Kurze Videointerviews mit Mitarbeitenden
• Fotogalerien von Firmenevents
• Infografiken zu Quartalszahlen oder Umfrageergebnissen
• Mitarbeiter-Spotlights und Teamvorstellungen

Genehmigungsworkflow

Fuer groessere Unternehmen empfiehlt sich ein einfacher Genehmigungsworkflow: Ein Autor erstellt den Beitrag, ein Redakteur prueft Inhalt und Qualitaet, und erst nach Freigabe wird der Beitrag veroeffentlicht. SharePoint bietet dafuer integrierte Genehmigungsfunktionen, die Sie ohne Programmierung konfigurieren koennen.

Schritt 7: Berechtigungen richtig setzen

Das Berechtigungskonzept ist ein heikles Thema. Zu restriktive Berechtigungen fuehren dazu, dass Mitarbeitende nicht finden, was sie brauchen. Zu offene Berechtigungen fuehren zu Sicherheitsrisiken. Die Kunst liegt in der richtigen Balance.

Grundprinzip: So offen wie moeglich, so geschlossen wie noetig

Die meisten Intranet-Inhalte sollten fuer alle Mitarbeitenden sichtbar sein. News, FAQ, Anleitungen und allgemeine Richtlinien betreffen alle und sollten ohne Einschraenkung zugaenglich sein.

Einschraenkungen sind nur dort sinnvoll, wo es tatsaechlich sensible Daten gibt: Gehaltsinformationen, strategische Planungsdokumente, rechtliche Unterlagen oder personenbezogene Daten.

Berechtigungen ueber Gruppen steuern

Verwalten Sie Berechtigungen immer ueber Microsoft-365-Gruppen oder SharePoint-Gruppen — niemals ueber einzelne Benutzerkonten. Wenn ein Mitarbeitender die Abteilung wechselt, muessen Sie nur die Gruppenzugehoerigkeit aendern, und alle Berechtigungen passen sich automatisch an.

Typische Berechtigungsstruktur

• Intranet-Startseite: Lesezugriff fuer alle Mitarbeitenden, Bearbeitungsrechte fuer das Kommunikationsteam
• Abteilungsseiten: Lesezugriff fuer alle, Bearbeitungsrechte fuer die jeweilige Abteilung
• Teamwebsites: Vollzugriff fuer Teammitglieder, kein Zugriff fuer Externe
• Vertrauliche Bereiche: Zugriff nur fuer definierte Personenkreise

Die 7 haeufigsten Intranet-Fehler

Aus unserer Erfahrung mit Dutzenden Intranet-Projekten kennen wir die typischen Stolpersteine. Vermeiden Sie diese sieben Fehler, um Ihr Intranet-Projekt zum Erfolg zu fuehren.

Fehler 1: Ohne Konzept starten

Der haeufigste Fehler: Sofort mit dem Bau beginnen, ohne vorher Ziele, Zielgruppen und Inhalte zu definieren. Das Ergebnis ist ein Intranet, das technisch funktioniert, aber an den Beduerfnissen der Nutzenden vorbeigeht. Nehmen Sie sich zwei bis vier Wochen Zeit fuer die Konzeptphase.

Fehler 2: Zu viel auf einmal wollen

Viele Unternehmen versuchen, beim Launch ein perfektes, vollstaendiges Intranet zu praesentieren. Das fuehrt zu monatelangen Projekten und frustrierten Beteiligten. Starten Sie stattdessen mit einem Minimum Viable Intranet: Startseite, zwei bis drei Abteilungsseiten und eine kleine Wissensdatenbank. Erweitern Sie dann schrittweise.

Fehler 3: Keine Verantwortlichkeiten definieren

Ein Intranet ohne verantwortliche Personen veraltet innerhalb weniger Wochen. Definieren Sie fuer jeden Bereich einen Inhaltsverantwortlichen und stellen Sie sicher, dass die Inhaltspflege als Teil der Arbeitszeit anerkannt wird — nicht als Zusatzaufgabe nebenbei.

Fehler 4: Mitarbeitende nicht einbeziehen

Wenn das Intranet ausschliesslich von der IT oder der Geschaeftsfuehrung konzipiert wird, ohne die eigentlichen Nutzerinnen und Nutzer einzubeziehen, wird es scheitern. Bilden Sie ein Projektteam mit Vertreterinnen und Vertretern aus verschiedenen Abteilungen und hierarchischen Ebenen. Fuehren Sie Befragungen durch, um die tatsaechlichen Beduerfnisse zu ermitteln.

Fehler 5: Veraltete Inhalte tolerieren

Nichts schadet der Glaubwuerdigkeit eines Intranets mehr als veraltete Inhalte. Eine News ueber die Weihnachtsfeier, die noch im Maerz auf der Startseite steht, sendet das Signal: “Dieses Intranet wird nicht gepflegt.” Etablieren Sie einen Review-Zyklus: Jeder Inhalt wird mindestens vierteljährlich geprueft und bei Bedarf aktualisiert oder archiviert.

Fehler 6: Mobile Nutzung ignorieren

Immer mehr Mitarbeitende greifen ueber Smartphones und Tablets auf das Intranet zu — besonders diejenigen, die keinen festen Schreibtischarbeitsplatz haben. SharePoint Online ist responsiv, aber testen Sie Ihre Seiten trotzdem auf verschiedenen Geraeten. Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Inhalte auch mobil gut lesbar und navigierbar sind.

Fehler 7: Keinen Launch-Plan haben

Ein stilles Go-Live ohne Kommunikation fuehrt dazu, dass das Intranet unbemerkt bleibt. Planen Sie einen offiziellen Launch: Kuendigen Sie das Intranet an, fuehren Sie kurze Schulungen oder Webinare durch, erstellen Sie ein kurzes Einfuehrungsvideo und benennen Sie Ansprechpersonen fuer Fragen. Die ersten Wochen nach dem Launch entscheiden darueber, ob das Intranet angenommen wird oder nicht.

Fazit: Ein gutes Intranet waechst mit dem Unternehmen

Ein SharePoint-Intranet ist kein einmaliges Projekt, sondern ein lebendiges System, das kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt wird. Starten Sie mit einer klaren Strategie und einer schlanken Grundstruktur. Sammeln Sie Feedback von den Nutzenden und erweitern Sie das Intranet Schritt fuer Schritt.

Der Aufwand lohnt sich: Ein gut genutztes Intranet verbessert die interne Kommunikation, reduziert den E-Mail-Aufwand, beschleunigt das Onboarding und macht Unternehmenswissen fuer alle zugaenglich. Es ist eine Investition, die sich langfristig auszahlt.

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